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Datenschutzerklärung

Hier steht, welche personenbezogenen Daten wir auf voxely.de, im Kundenportal und in der Desktop-App Voxely verarbeiten, warum wir das tun und welche Rechte du hast.

1. Verantwortlicher

Mert Munz
Munz IT Service
c/o IP-Management #10553
Ludwig-Erhard-Str. 18
20459 Hamburg
Deutschland
E-Mail: support@voxely.de

2. Hosting

Webseite, Kundenportal und Lizenzserver laufen auf einem eigenen Server bei MagicHosting. Der Anbieter verarbeitet die Daten nur in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und zuverlässigen Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

3. Aufruf der Webseite

Beim Aufruf jeder Seite überträgt dein Browser technisch bedingt deine IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, die aufgerufene Adresse sowie Angaben zu Browser und Betriebssystem. Wir nutzen diese Daten nur, um die Seite auszuliefern und vor Missbrauch zu schützen, etwa um zu viele Anfragen von einer Adresse zu begrenzen. Dafür halten wir die IP-Adresse kurzzeitig im Arbeitsspeicher. Eine Auswertung zu Werbe- oder Analysezwecken findet nicht statt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Bestimmte Ereignisse schreiben wir in ein Protokoll, um Missbrauch zu erkennen und Fragen zu deinem Konto nachvollziehen zu können: Registrierung, Anmeldungen und Fehlversuche im Kundenportal, Änderungen an deinem Konto und an der Zwei-Faktor-Anmeldung, Lizenzanfragen, Tickets, Downloads des Installers sowie Aktivierungen der App und abgerufene Updates mit Lizenz und Geräte-ID. Zu jedem Eintrag speichern wir Zeitpunkt, IP-Adresse und die Kennung deines Browsers. Die vollständige IP-Adresse löschen wir nach 30 Tagen, danach bleibt nur eine gekürzte Form ohne letzte Stelle. Die Einträge selbst löschen wir nach 12 Monaten. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Sicherheit unserer Dienste und am Schutz vor Lizenzmissbrauch (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Schriften und alle anderen Dateien liefern wir selbst aus. Es werden keine Inhalte von Drittanbietern nachgeladen, es gibt keine Analyse- oder Werbedienste und keine Social-Media-Plugins.

4. Cookies

Wir setzen nur ein Cookie, und nur wenn du dich im Kundenportal anmeldest. Es hält deine Anmeldung, bis du eine Stunde lang nichts tust, höchstens aber acht Stunden. Beim Abmelden, auch beim automatischen, löschen wir die Sitzung und bitten deinen Browser, Cookies und gespeicherte Daten dieser Seite zu entfernen. Dieses Cookie ist für den von dir gewünschten Dienst unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Eine Einwilligung ist dafür nicht nötig.

5. Kundenkonto

Für dein Kundenkonto speichern wir deinen Namen, deine E-Mail-Adresse, dein Passwort als nicht umkehrbaren Hash (bcrypt), die gewählte Sprache, den Zeitpunkt der Registrierung, der Bestätigung und der letzten Anmeldung sowie Fehlversuche bei der Anmeldung, um dein Konto vor dem Erraten des Passworts zu schützen. Rechtsgrundlage ist die Anbahnung und Erfüllung des Lizenzvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Richtest du freiwillig die Zwei-Faktor-Anmeldung ein, speichern wir dafür: beim Code aus einer Authenticator-App das gemeinsame Geheimnis, mit AES-256 verschlüsselt, weil wir es zum Prüfen der Codes lesen müssen; bei Passkeys nur die Kennung und den öffentlichen Schlüssel, der private Schlüssel und dein Fingerabdruck oder Gesicht verlassen dein Gerät nie; dazu Name und Zeitpunkt der letzten Nutzung des Passkeys sowie deine zehn Wiederherstellungscodes, nur als nicht umkehrbaren Hash (SHA-256). Entfernst du alle Faktoren oder setzt unser Support sie auf deine Bitte zurück, löschen wir diese Daten. Rechtsgrundlage ist die Sicherheit deines Kontos (Art. 6 Abs. 1 lit. b und Art. 32 DSGVO).

Wir schicken dir E-Mails, wenn du dich registrierst, ein neues Passwort anforderst, eine Lizenz bekommst, deinen Lizenzschlüssel zurücksetzt, wir auf dein Ticket antworten oder wir dein Konto löschen. Die Mails versenden wir über das Postfach support@voxely.de bei unserem E-Mail-Anbieter. Werbung verschicken wir nicht.

Im Portal fragst du Lizenzen an. Dafür speichern wir die gewählte Lizenz, deine Nachricht und den Zeitpunkt. Bearbeitete Anfragen bewahren wir zur Nachvollziehbarkeit mit Ergebnis, Zeitpunkt und bearbeitender Person auf und löschen sie spätestens nach 12 Monaten.

Dein Lizenzschlüssel liegt bei uns als Hash und zusätzlich mit AES-256 verschlüsselt, damit du ihn nach der Anmeldung im Portal sehen kannst. Setzt du den Schlüssel zurück, speichern wir Zeitpunkt und, ab dem dritten Reset im Lizenzjahr, deine Begründung. Daran erkennen wir, wie viele Resets du im Lizenzjahr schon genutzt hast.

Du kannst die Löschung deines Kontos jederzeit im Kundenportal unter Konto löschen beantragen oder an support@voxely.de schreiben. Für den Antrag speichern wir den Zeitpunkt und, falls du ihn angibst, deinen Grund. Vor der Löschung schicken wir dir eine Bestätigung per Mail. Dann löschen wir dein Konto, deine Anfragen und Tickets. Lizenzen sperren wir und bewahren sie ohne Bezug zu deiner Person auf. Daten, die wir für Rechnungen aufbewahren müssen, löschen wir erst nach Ablauf der gesetzlichen Fristen.

6. Kundenportal

Nach der Anmeldung siehst du deine Lizenzen mit Laufzeit, Schlüssel, gebundenen Rechnern und Statistik. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Lizenzvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Über Tickets im Portal schreibst du uns bei Fragen oder Problemen. Wir speichern Betreff, deine Nachrichten, unsere Antworten, die Zeitpunkte und den Status. Bei einer Antwort schicken wir dir eine Mail mit Link ins Portal, ohne den Text der Antwort. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Lizenzvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Tickets löschen wir zusammen mit deinem Konto.

Im Profil kannst du deinen Namen ändern und freiwillig ein Profilbild hochladen. Dein Browser verkleinert das Bild vorher, wir speichern es quadratisch mit 256 × 256 Pixeln und ohne Metadaten wie Aufnahmeort oder Kamera. Das Bild sehen nur du im Kundenportal und unser Support im Admin-Panel. Du kannst es jederzeit entfernen, mit deinem Konto löschen wir es ebenfalls. Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung durch das Hochladen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

7. Desktop-App Voxely

Die Spracherkennung und die KI-Nachbearbeitung laufen vollständig auf deinem Rechner. Aufnahmen, diktierte Texte, der Verlauf und dein Wörterbuch verlassen deinen Rechner nie.

Für die Lizenzprüfung und die Statistik sendet die App folgende Daten an unseren Server:

• deinen Lizenzschlüssel, den wir nur als Hash speichern,
• eine Geräte-ID, die schon auf deinem Rechner als Hash unkenntlich gemacht wird, dazu die Version der App,
• pro Tag die Zahl der diktierten Wörter, die Sprechzeit und die Zahl der Diktate.

Die Lizenzprüfung dient der Erfüllung des Lizenzvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Statistik zeigen wir dir im Kundenportal. Außerdem zeigen wir auf voxely.de die Summen aller Nutzer, ohne Bezug zu einzelnen Personen. Wir prüfen gesendete Zahlen auf Plausibilität, damit unmögliche Werte die Summen nicht verfälschen. Rechtsgrundlage dafür ist unser berechtigtes Interesse an einer korrekten Darstellung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wir speichern die Daten für die Laufzeit der Lizenz. Wird eine Lizenz gelöscht, löschen wir auch die zugehörigen Rechner und Statistiken.

Bei einem begründeten Verdacht auf Missbrauch einer Lizenz, etwa Weitergabe des Schlüssels oder Umgehung der Rechnerbindung, werten wir diese Daten aus: Zahl und Zeitpunkte der Aktivierungen, Geräte-IDs, Zurücksetzungen des Schlüssels und die Statistik. Inhalte auf deinem Rechner sehen wir dabei nie. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse am Schutz vor Lizenzmissbrauch (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und die Durchführung des Lizenzvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Schaltest du in der App den Discord-Status ein, übergibt die App Zustand, Wörter des Tages und Tempo an das auf deinem Rechner laufende Discord. Für die weitere Verarbeitung durch Discord gilt die Datenschutzerklärung von Discord. Du kannst den Status in den Einstellungen der App jederzeit ausschalten.

8. Empfänger

Wir geben deine Daten nicht an Dritte weiter, außer an den Hoster aus Abschnitt 2 und unseren E-Mail-Anbieter für den Versand der Mails aus Abschnitt 5. Wir verkaufen keine Daten.

9. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21). Schreib dafür an support@voxely.de.

Du kannst dich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, zum Beispiel bei der Behörde in dem Bundesland, in dem du wohnst.

10. Stand

November 2026